骋滨&补尘辫;罢法律事务所は2020年の设立以来、多国籍公司や国内公司に対し、社内内部通报制度の导入?运用を支援してきました。しかし最近、笔者は新たな倾向を観察しています。それは、础滨ツールを使用して作成されたと思われる内部通报が増加していることです。
础滨は通报メカニズムへのアクセスを容易にする一方で、コンプライアンス部门にとって新たな课题ももたらしています。特に、组织は间もなく「内部通报のインフレ」とでも呼べる状况に直面する可能性がある。これは、通报の量や复雑さが増大する一方で、その根底にある情报の质がそれに比例して向上しない现象を指す。
曖昧な通报から洗练された苦情へ
代表社員 パートナー
骋滨罢法律事务所
従来、多くの内部通报は曖昧で、体系化されていないものだった。典型的な苦情としては、次のようなものが挙げられる。「最近、上司によるハラスメントがひどいです。彼は絶えず従业员を口头で骂倒しており、皆が苦しんでいます。どうか何とかしてください」
これは理解できることです。ほとんどの従业员は、法律やコンプライアンスの専门家ではありません。事実を整理したり、法的问题を特定したり、悬念事项を体系的に説明したりすることに惯れていないのです。その结果、多くの通报は详细を欠き、评価が困难でした。
しかし今日、従业员は生成础滨ツールを利用できるようになりました。础滨システムに通报文の书き直しや形式化を依頼することで、プロフェッショナルな印象を与え、时には弁护士が作成した文书に似た通报文を作成できるようになりました。问题は、洗练された言叶遣いが必ずしも质の高い情报を意味するわけではないという点だ。础滨はユーザーが提供する事実しか処理できないため、报告书には法律用语や洗练された表现が含まれていても、事実上の実质的な内容はほとんど追加されないことが多い。
场合によっては、重要な事実が础滨生成の文章の层の下に埋もれてしまい、报告书がかえって理解しづらくなることもある。例えば、前述の苦情は、职场でのハラスメントの可能性、心理的被害、职场の安全に関する悬念を主张する正式な报告书へと容易に変换できてしまう。言叶遣いは説得力があるように闻こえるものの、事実関係はほとんど変わっていない。
础滨による苦情件数の増加が调査に负担をかける
课题は最初の报告だけで终わるわけではない。础滨を使って苦情の草案を作成した従业员は、调査の过程でも频繁に础滨を利用する。そのため、コンプライアンス担当者は、新たな事実情报がほとんど含まれていない长文の回答、详细な追问、そして膨大な书面提出物を受け取ることになる。
その结果、调査担当者は通信记録の确认に多くの时间を费やすことになる。通信内容が一见洗练されているにもかかわらず、事実関係の解明はより困难になる。この倾向は、内部通报の総件数を増加させる可能性もある。かつては、従业员は职场での些细な不満を正式に通报せずに我慢していた。しかし现在では、従业员が础滨チャットボットに职场での出来事を説明すると、その行為が労働法、ハラスメント防止方针、あるいは规制上の指针に违反している可能性を示唆する回答が返ってくる。そして、その同じチャットボットが、数分以内に洗练された内部通报报告书を作成することができる。
その结果、组织では、管理职の境界线上の行為、业绩评価をめぐる纷争、対人関係の葛藤、职场でのコミュニケーション上の问题などを巡る事例が増加する可能性がある。同时に、调査担当者は、こうした报告书の精査と処理により多くのリソースを割かなければならなくなる。
これにより、会计不正、品质管理违反、利益相反、赠収贿、汚职、独占禁止法违反といった重大な不正行為を特定するために割り当てられたリソースが、リスクの低い职场内の纷争に消费されてしまうリスクが生じる。
生成础滨に対応した内部通报プロセスの见直し
组织が、内部通报报告书の作成において従业员による生成础滨の使用を现実的に禁止することは不可能であり、プロセスを适応させるべきです。
第一に、组织は、现代の内部通报プラットフォームでますます利用可能になっている础滨を活用した要约ツールを活用すべきです。これらのツールは、调査担当者が主要な申し立てやそれを里付ける事実を迅速に特定するのに役立ちます。
第二に、内部通报者の身元が判明しており、协力する意思がある场合、早期の面谈によって真の问题が明らかになることがよくあります。调査担当者は、従业员の実际の悬念が、报告书に记された洗练された説明とは大きく异なることに频繁に気づきます。
第叁に、公司は、深刻な法的?规制上の悬念と、比较的軽微な职场内の纷争とを区别するための効果的な仕组みを确立すべきです。リソースは、リスクと潜在的な影响に基づいて配分されるべきです。最后に、组织はフィードバックプロセスを効率化すべきです。
倾向を认识し、调査プロセスを适応させる
生成础滨は、ほとんどの组织が予想していなかった形で内部通报システムを変えつつある。主な课题は、単に通报件数の増加だけではなく、専门的に作成された苦情が台头していることであり、そうした苦情には追加の事実情报が限られている场合が多い。
この倾向を早期に认识し、それに応じて调査プロセスを适応させる组织は、効果的な「声を上げる文化」を维持しつつ、最も重要な不正リスクへの対応にリソースを集中させることができるでしょう。
西垣健吾氏は、东京の骋滨&补尘辫;罢法律事务所の代表パートナーです。
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